7 tips om fouten in je WBSO aanvraag te voorkomen

Het indienen van een WBSO-aanvraag is niet altijd even makkelijk. Het is niet enkel een hoop papierwerk invullen, je moet ook rekening houden met de manier waarop bepaalde documenten worden ingedeeld, opgemaakt en ingezonden. Je kan zeggen dat het schrijven van een WBSO-aanvraag een lastige, juridische taak is waar tevens risico’s aan zitten. Om jou het werk wat makkelijker te maken hebben we in dit artikel de meest voorkomende fouten van een WBSO-aanvraag op een rijtje gezet en geven we tips om deze fouten en risico’s te vermijden. 

Een eerste en erg belangrijke vraag die je moet stellen voor je aan een WBSO-aanvraag begint is of jouw beoogde projecten wel in aanmerking komen. Een WBSO-subsidie helpt bedrijven door het toekennen van een fiscaal voordeel om de kosten voor speur- en onderzoekswerk te drukken. 

Een WBSO-subsidie kan enkel worden toegekend aan bedrijven die een voor het bedrijf technisch nieuw product ontwikkelen, of technisch nieuwe software ontwikkelen. Ook kan je een aanvraag indienen wanneer je aan technisch wetenschappelijk onderzoek doet waarmee je een verklaring zoekt voor een verschijnsel. 

Indien jouw project niet onder deze noemers valt kun je best op zoek gaan naar een ander soort subsidie voordat je geld uitgeeft aan het laten opstellen van een WBSO-aanvraag. 

Ieder jaar kan je tot 4 WBSO-aanvragen indienen – elk van 3 maanden. Je hebt hierin de vrijheid om langere periodes en minder aanvragen in te dienen, maar onthoud dat 3 maanden de minimale periode is voor een aanvraag. Maak dus niet de fout om aanvragen te doen waarbij alleen de maanden november en december nog resteren, want daarvoor kun je dus niet nog een aanvraag indienen.

Per WBSO-aanvraag kun je een onbeperkt aantal WBSO-projecten opvoeren, die alle afzonderlijk van elkaar worden beoordeeld en al dan niet toegekend binnen de aanvraag. Maak daarom een goede inventarisatie van de beoogde projecten in de komende maanden en wanneer er mogelijk nieuwe projecten kunnen ontstaan. Door je aanvraag te beperken tot bijvoorbeeld de eerste 5 maanden van het jaar, kun je per 1 juni weer nieuwe projecten toevoegen aan de volgende aanvraag.

Hoewel je natuurlijk zelf een WBSO-aanvraag kan doen is het vaak een goed idee om een intermediair in te schakelen die de WBSO-aanvraag voor jou in orde maakt. Deze intermediair weet namelijk precies hoe de aanvraag ingevuld moet worden om ervoor te zorgen dat je makkelijk en snel WBSO toegekend krijgt. Zorg er wel even voor dat je een intermediair in de arm neemt die jouw vakgebied een beetje kent zodat hij of zij weet vanuit welke hoek de WBSO-aanvraag in te vullen om zo een grotere kans op succes te hebben. 

Heb jij een WBSO toegekend gekregen? Geweldig! Zorg er dan wel voor dat jouw WBSO-administratie in orde is. De overheid voert namelijk steekproeven uit om te controleren of WBSO-administratie correct wordt ingevuld en dat het geld ook aan de juiste activiteiten wordt uitgegeven door de bedrijven. Zo moet je bijvoorbeeld kunnen aantonen dat het geld gebruikt wordt voor werkzaamheden die overeenkomen met de aangevraagde S&O-projecten. 

Indien jouw boekhouder niet zo heel erg veel afweet van WBSO-administratie is het een goed idee om een externe boekhouder in de arm te nemen die gespecialiseerd is in WBSO-administratie om boetes te voorkomen. Bij Innovation Funding kunnen wij hier ook zicht op houden.

De deadline voor WBSO aanvragen ligt aan het eind van de maand. Gebruik hiervoor het eLoket van RVO om een aanvraag op te stellen en in te dienen. Hierbij kun je tussentijds opslaan, om doorlopend de aanvraag aan te scherpen. Indien je onvoldoende tijd hebt om een volledige aanvraag in te vullen voor het begin van de maand waarin je WBSO wil aanvragen, kun je een vormvrije aanvraag doen. Hiermee ontvang je een uitgestelde indiening mogelijkheid, waarmee je iets meer tijd hebt om je aanvraag in orde te maken. 

WBSO-subsidies kunnen enkel gebruikt worden voor medewerkers die ook daadwerkelijk op de loonlijst staan. Je kan het geld dus niet gebruiken voor externe inhuur of freelancers. Het is erg belangrijk om hier rekening mee te houden voor je aan je WBSO-aanvraag begint of wanneer jij je WBSO-administratie bijhoudt. 

Tot slot is het eveneens erg belangrijk dat je enkel de BSN-nummers van de S&O-medewerkers opgeeft, gezien dit de enige medewerkers zijn wiens loon in aanmerking komt voor de subsidie. Heel wat bedrijven denken dat ze de BSN-nummers van alle werknemers moeten opgeven, dat is echter niet de bedoeling. Maak hierin geen fouten in je WBSO-administratie om boetes en problemen te voorkomen.

WBSO subsidie aanvragen? Innovation Funding kan jou hierbij helpen. Met onze kennis en ervaring  kan dit een aantrekkelijke optie zijn voor uw onderneming. Wij zullen het proces volledig ontzorgen.

WBSO leaflet aanvragen